Sprawdź, za co firma może dostać karę i dlaczego same zapisy z urządzenia to dziś za mało.

Objęcie busów obowiązkiem stosowania tachografów to nie tylko zmiana dla kierowców na trasie. To również nowe zadania dla przedsiębiorcy, spedytora lub osoby odpowiedzialnej za rozliczanie czasu pracy w firmie transportowej.

Po zamontowaniu tachografu trzeba zadbać o to, aby dane były pobierane w terminie, właściwie archiwizowane i zgodne z ewidencją czasu pracy kierowcy. W praktyce oznacza to, że firma musi mieć procedurę, kto pobiera dane, kiedy to robi, gdzie je zapisuje i kto odpowiada za ich analizę.

Przedsiębiorca musi regularnie pobierać dane:

• z tachografu – co najmniej raz na 90 dni,
• z karty kierowcy – co najmniej raz na 28 dni.

To terminy maksymalne, dlatego w większych flotach warto robić to częściej. Pozwala to szybciej wykryć błędy, przekroczenia czasu jazdy, brak wpisów manualnych albo nieprawidłowe korzystanie z przełącznika aktywności.

Dla kierowcy oznacza to natomiast, że jego karta nie jest tylko „plastikiem do jazdy”. To podstawowy nośnik danych o czasie prowadzenia pojazdu, odpoczynkach, przerwach i innych czynnościach. Jeżeli dane nie zostaną pobrane na czas, problem może mieć nie tylko firma, ale również osoba odpowiedzialna za organizację przewozu.

Dane z tachografu powinny być spójne z ewidencją czasu pracy kierowcy. Nie wystarczy więc pobrać plików i odłożyć ich do archiwum. Trzeba je jeszcze prawidłowo rozliczyć.

Ewidencja czasu pracy powinna pokazywać rzeczywisty przebieg pracy kierowcy, w tym czas jazdy, inną pracę, dyżury, przerwy i odpoczynki. Jeżeli dokumentacja kadrowa pokazuje coś innego niż tachograf, może to wzbudzić wątpliwości podczas kontroli.

W praktyce kontrolujący coraz częściej patrzą na dane szerzej. Porównują zapisy z tachografu z dokumentami przewozowymi, fakturami, danymi GPS, systemami opłat drogowych czy zleceniami transportowymi. Jeżeli z tych źródeł wynika, że pojazd był w trasie, a w dokumentacji brakuje odpowiednich zapisów, firma musi liczyć się z pytaniami i ryzykiem sankcji.

Dokumentacja pracownicza, w tym ewidencja czasu pracy kierowcy, powinna być przechowywana przez okres wymagany przepisami prawa pracy. Co do zasady jest to 10 lat od zakończenia stosunku pracy, z uwzględnieniem zasad właściwych dla danego rodzaju dokumentacji i okresu zatrudnienia.

Osobno należy pamiętać o bezpiecznym przechowywaniu danych pobranych z tachografu i karty kierowcy. Pliki powinny być uporządkowane, czytelne i dostępne na wypadek kontroli. Samo pobranie danych nie wystarczy, jeżeli później nie można ich odnaleźć albo odtworzyć.

Brak ewidencji czasu pracy, brak pobranych danych albo nieprawidłowe przechowywanie dokumentacji może skończyć się karą administracyjną. Dla firmy transportowej oznacza to nie tylko koszt finansowy, ale też ryzyko problemów przy kolejnych kontrolach.

Jeszcze poważniej traktowane jest fałszowanie dokumentacji. Jeżeli zapisy są poprawiane, ukrywane albo tworzone w sposób niezgodny z rzeczywistym przebiegiem pracy, organ kontrolny może potraktować to jako bardzo poważne naruszenie.

Dlatego po wprowadzeniu tachografów w busach przedsiębiorca powinien zadbać nie tylko o urządzenia, ale też o cały obieg dokumentów. Najbezpieczniejsze rozwiązanie to stałe pobieranie danych, bieżąca analiza naruszeń, porządek w ewidencji i jasne zasady dla kierowców.