Okres urlopowy już się skończył, ale konsekwencje błędnych rozliczeń mogą pojawić się już jesienią. Podobnie, jak błędne rozliczanie ZUS, podatków. Pamiętajmy - rozliczanie wynagrodzeń kierowców to skomplikowany proces, który wymaga m.in. znajomości prawa pracy. W wielu firmach transportowych nadal pojawiają się błędy w tym obszarze. Zwykle nieprawidłowości wynikają z nieznajomości przepisów, które w branży transportowej zmieniają się niezwykle często. Zobacz, jakie są skutki takich pomyłek i jak im skutecznie zapobiegać dzięki wiedzy, procedurom i automatyzacji.

Firmy transportowe najczęściej popełniają trzy podstawowe błędy przy rozliczaniu wynagrodzeń kierowców zawodowych:
1.Nieprawidłowe naliczanie podatków i składek ZUS. Przyczyną są przede wszystkim nieaktualne programy kadrowe oraz brak wiedzy o najnowszych przepisach i ulgach.
2. Braki na listach płac. Na listach płac często nie są ujmowane wszystkie składniki wynagrodzenia – np. dodatki za noc, nadgodziny, dyżury czy ryczałty za pracę za granicą. Pracownicy otrzymują wtedy niższe pensje niż wynika to z rzeczywistego czasu pracy i ustaleń.
3. Nieprawidłowe zarządzanie urlopami. Do częstych błędów należy wpisywanie urlopów bez podpisanych wniosków lub ewidencjonowanie ich w niezgodzie z przepisami. Może to skutkować roszczeniami pracowników i problemami podczas kontroli PIP.

Eksperci Inelo z Grupy Eurowag wskazują, że najczęściej do pomyłek w rozliczeniach dochodzi m.in. wskutek niepoprawnie naliczanych ulg związanych z ZUS-em. Ponadto, u wielu przewoźników lista płac nie uwzględnia wszystkich składników wynagrodzenia. W polskich firmach obserwuje się także nieprawidłowe zarządzanie urlopami kierowców. Jak temu zaradzić?

Jednym z najczęstszych błędów pojawiających się w rozliczeniach wynagrodzeń kierowców jest nieprawidłowe naliczanie podatków i składek na ZUS, czyli błędne stosowanie wirtualnych diet lub zwrotu kosztów za sanitariaty. Zwykle pomyłki w tym obszarze wynikają z niedopatrzeń lub nieznajomości zmieniających się przepisów. Warto pamiętać o tym, że po ubiegłorocznych modyfikacjach zmienił się procent ulgi w podatku – teraz wynosi ⅓ wirtualnej diety. Niestety, wielu przewoźników wciąż nie zaktualizowało swoich programów kadrowo-płacowych po ostatnich zmianach przepisów. W związku z tym osoby zajmujące się przygotowaniem rozliczeń wynagrodzeń naliczają kierowcom za małą ulgę.

- Firmy transportowe, które mają trudności z prawidłowym naliczaniem składek, mogą skorzystać z pomocy specjalistów, którzy oferują pełne wsparcie w obszarze rozliczania wynagrodzeń, a także pomagają dostosować firmowe procesy do wymogów prawa. Jednym słowem zdejmują z przedsiębiorców pracochłonne i trudne obowiązki. Niezastąpione w tym przypadku są narzędzia i programy, które automatyzują rozliczenia czasu pracy kierowców. Pozwalają one nie tylko usprawnić zarządzanie dokumentacją, ale także pomagają uniknąć błędów, które mogłyby doprowadzić do problemów z ZUS czy urzędem skarbowym – komentuje Bartłomiej Zgudziak, zastępca głównego eksperta ds. analiz i rozliczeń, Inelo z Grupy Eurowag.

Kolejnym błędem, który pojawia się przy rozliczaniu kierowców, jest pomijanie niektórych składników wynagrodzenia. Lista płac powinna uwzględniać nie tylko wynagrodzenie zasadnicze, ale także dodatki za pracę w godzinach nocnych, nadliczbowych, czy za dyżury. Ważne są też inne składniki jak np. dopłaty do płac zagranicznych. Suma powyższych daje kwotę, jaką otrzyma kierowca za wykonaną w danym miesiącu pracę. Czasem kwota ta jest uzupełniana premią, aby osiągnąć uzgodniony poziom oczekiwanego wynagrodzenia netto. Zdarza się jednak, że mimo wysokiej sumy, pracownik nie otrzymał pełnego wynagrodzenia – dlaczego?

- Nieprawidłowości w tym obszarze wynikają z tego, że pracodawca nie uwzględnia na liście płac dodatkowych należności, np. za pracę za granicą, czy uzupełnienia do umówionego wynagrodzenia na rękę. Często firmy popełniają błąd, nie przenosząc wszystkich wymaganych przepisami składników wynagrodzenia na listę płac, upraszczając ją i nieprawidłowo wskazując tytuł wynagrodzenia za poszczególne składniki. Najważniejsze jest, żeby lista płac zgadzała się z comiesięcznym wyliczeniem wynagrodzenia, a to wyliczenie zgadzało się z zapisami wewnątrzzakładowymi – tłumaczy Bartłomiej Zgudziak.

Eksperci Grupy Eurowag zwracają ponadto uwagę, że ważne jest też prawidłowe rozliczenie wynagrodzenia na podstawie danych z kart kierowców oraz tachografów. To one stanowią podstawę do określenia rzeczywistego czasu pracy oraz ewentualnych godzin nadliczbowych.

– Pracodawca, nie mając dostępu do pełnych informacji z karty kierowcy, opiera się wyłącznie na stałych składnikach wynagrodzenia wynikających z umowy o pracę. Mowa o wynagrodzeniu zasadniczym, ryczałcie za godziny nocne, nadliczbowe czy za dyżury. Na tej podstawie wypłaca kierowcy stałą kwotę wynagrodzenia uzupełnianą premią, aby osiągnąć uzgodniony poziom wynagrodzenia. Jednak, gdyby rozliczenie było dokonywane na podstawie danych z karty kierowcy, pracodawca mógłby precyzyjnie uwzględnić wszystkie zmienne składniki wynagrodzenia. Zaliczamy do nich dodatkowe wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, pracę w nocy czy uzupełnienie wynagrodzenia za pracę w innych krajach, gdzie obowiązują różne stawki. To pozwoliłoby na wypłatę pełnego, zgodnego z rzeczywistymi warunkami wynagrodzenia, co nie jest możliwe bez dokładnego rozliczenia czasu na podstawie danych z kart kierowców i tachografów – zaznacza Mateusz Włoch, ekspert ds. rozwoju i szkoleń, Inelo z Grupy Eurowag.

Okazuje się, że po zmianach w przepisach, jakie nastąpiły w lutym 2022 roku, zarządzanie urlopami stało się dla przewoźników prawdziwym wyzwaniem. Wzrost wynagrodzeń przekłada się bowiem na wyższe wynagrodzenie i ew. ekwiwalent za urlop. To oznacza, że firmy muszą szczególnie dbać o prawidłowe udzielanie i ewidencjonowanie urlopów. Częstym błędem jest wstawianie dni urlopowych w wolne miejsca w grafiku, bez podpisanego wniosku urlopowego przez pracownika. Problem pojawia się, gdy dotyczy to bieżącego urlopu, który może być udzielony tylko za zgodą pracownika. Bez niej ta praktyka jest niezgodna z prawem. W przypadku zaległego urlopu pracodawca ma większą swobodę w jego udzielaniu, jednak i tutaj musi poinformować pracownika o wykorzystaniu tych dni. Ważną kwestią jest też prawidłowe wyznaczenie składników, które zaliczamy do tzw. średniej urlopowej.

– Brak wniosków urlopowych może prowadzić do poważnych konsekwencji. Jeżeli kierowca odejdzie z firmy, a urlopy były błędnie ewidencjonowane, pracodawca może zaniżyć należny ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop. Taka sytuacja często skutkuje roszczeniami pracownika oraz kontrolą ze strony PIP. Wówczas organ ten może nakazać wypłatę zaległych świadczeń. Właśnie dlatego kluczowe jest, aby pracodawca zawsze uzyskiwał podpisane wnioski urlopowe lub stosował zatwierdzony plan urlopowy, z którym pracownik musi się zapoznać – komentuje Mateusz Włoch.

Wyżej wymienione błędy to najczęstsze pomyłki, które popełniają przewoźnicy w rozliczaniu wynagrodzeń kierowców. Wyeliminowanie ich i postawienie na automatyzację procesów kadrowych pozwoli zaoszczędzić w ciągu roku znaczące sumy pieniędzy, które właściciel firmy może przeznaczyć na niezbędne przeglądy lub inne potrzebne wydatki.

Eksperci podkreślają, że rozliczanie wynagrodzeń kierowców zawodowych w firmach transportowych to złożony proces, w którym często dochodzi do błędów. Najczęstsze błędy to niewłaściwe naliczanie podatków i składek ZUS, niekompletne listy płac oraz nieprawidłowe rozliczanie urlopów. Problemy z podatkami zwykle wynikają z nieaktualnych systemów oraz niewiedzy na temat zmian w ulgach podatkowych. Na listach płac często brakuje takich składników jak dodatki za pracę nocną, nadgodziny czy ryczałty za pracę za granicą, co skutkuje zaniżeniem wynagrodzeń pracowników. Kluczowym narzędziem do rzetelnych rozliczeń są dane z kart kierowców i tachografów, które pozwalają uwzględnić faktyczny czas pracy i zmienne składniki pensji. Zarządzanie urlopami bywa niezgodne z przepisami – firmy wpisują dni urlopowe bez podpisanych wniosków, co może skutkować roszczeniami i kontrolami PIP. Aby uniknąć kar i strat finansowych, firmy powinny stosować narzędzia automatyzujące rozliczenia oraz dbać o właściwy nadzór i szkolenie kadry. Eliminacja błędów to nie tylko zgodność z prawem, ale także realna oszczędność środków w skali roku.