Wyższe składki ZUS dla kierowców w 2027 roku. Przewoźnik zapłaci więcej

Dla firm transportowych wzrost kosztów składek nie jest nowym zjawiskiem. Największa podwyżka w ostatnich latach przypadła na 2022 rok. W porównaniu z 2021 rokiem przewoźnik zatrudniający kierowcę międzynarodowego musiał zapłacić ponad 1 200 zł więcej.

Zmiana ta była związana z wdrożeniem pakietu mobilności, czyli unijnych przepisów dotyczących między innymi czasu pracy, odpoczynku oraz zasad wynagradzania kierowców wykonujących przewozy międzynarodowe.

Na koszty zatrudniania kierowców wpływa również charakter wykonywanych przewozów i stosowanie przepisów pakietu mobilności. Sytuacja przewoźników w poszczególnych państwach Unii Europejskiej nie jest pod tym względem jednakowa.

Różny jest między innymi poziom kontroli przestrzegania przepisów oraz specyfika rynku. W Czechach częściej wykonywane są przewozy dwustronne, w których kierowca rozpoczyna lub kończy transport towaru w swoim kraju. W takiej sytuacji nie stosuje się płac sektorowych. Pracodawca nie musi więc zapewniać minimalnego poziomu wynagrodzenia obowiązującego w państwie, przez które wykonywany jest przewóz.

Polskie firmy w dużej mierze działają inaczej. Często wykonują kabotaż, czyli transport na terenie innego państwa, oraz przewozy cross-trade między dwoma krajami członkowskimi, na przykład między Niemcami a Francją. W takich przypadkach muszą uwzględniać płace sektorowe, co zwiększa koszt zatrudnienia kierowcy.

– Przy wynagrodzeniu na poziomie 9900 zł netto litewska firma transportowa zapłaci 427 euro (ok. 1860 zł) mniej od polskiego przewoźnika. W przypadku Czech różnica ta jest jeszcze większa i wynosi 612 euro (ok. 2666 zł). Dlaczego rozbieżności są aż tak duże? Z tego względu, że Polska jest europejskim liderem branży. Nasze rodzime firmy często realizują transporty kabotażowe (na terenie innego kraju) lub cross-trade’owe (między dwoma państwami członkowskimi, np. Niemcami i Francją). Podlegają zatem płacom sektorowym, co zwiększa koszty pracodawcy – wyjaśnia Łukasz Włoch, główny ekspert ds. analiz i rozliczeń w Eurowag.

Rozliczanie kierowcy pracującego w transporcie międzynarodowym jest bardziej skomplikowane niż naliczanie standardowej pensji pracownika zatrudnionego na etacie. Na wynagrodzenie składają się trzy główne grupy elementów.

Pierwsza wynika bezpośrednio z przepisów krajowych i europejskich. W ewidencji czasu pracy oraz na liście płac trzeba uwzględnić między innymi wynagrodzenie zasadnicze, dyżury, godziny nocne, nadgodziny, rozliczenie ryczałtów, dopłatę do płacy zagranicznej oraz delegacje krajowe.

Druga grupa obejmuje składniki wykorzystywane przy rozliczaniu i optymalizacji wynagrodzenia. Należą do nich wirtualna dieta, czyli wskaźnik odpowiadający wartości diety za zagraniczną podróż służbową, a także zwroty kosztów sanitariatów, ekwiwalenty BHP i premie wyrównujące.

Wiele przedsiębiorstw transportowych już korzysta z takich rozwiązań. Firmy, które jeszcze ich nie wprowadziły, mogą dzięki nim ograniczyć podatek i składki ZUS w 2027 roku.

– Załóżmy, że kierowca pracuje 20 dni za granicą. Jeśli zwrot za sanitariaty wyniesie 75 zł, a ekwiwalent BHP – ok. 29 zł, przewoźnik może zaoszczędzić 264 zł. To kwota zbliżona do podwyżki kosztów, które czekają pracodawców w 2027 roku. Skorzystanie z tej opcji jest proste – wystarczy wprowadzić niewielkie zmiany w programie kadrowo-płacowym oraz sporządzić niezbędną dokumentację. Przewoźnik powinien przygotować między innymi aneks umowy o pracę z nowym elementem uposażenia lub wprowadzić wewnętrzne zarządzenie określające zasady przyznawania dodatku. Ważna jest również tabela kosztów, która stanowi podstawę wyliczenia stawki dziennej ekwiwalentu. Pomocne w tym zakresie są programy, które dzięki algorytmom obliczają wartości tych dodatków – tak, aby podczas kontroli nie zostały zakwestionowane – wskazuje Łukasz Włoch, główny ekspert ds. analiz i rozliczeń w Eurowag.

Trzecim elementem są indywidualne ustalenia pomiędzy pracodawcą a kierowcą. Obejmują one przede wszystkim wysokość dniówki, zasady przyznawania premii oraz stałe wynagrodzenie.

– Dniówka jest standardową formą wynagrodzenia ustalonego z kierowcą, czyli jest to kwota netto za każdy dzień bycia w trasie, bez względu na fakt prowadzenia pojazdu. Do tej kwoty doliczane są premie przyznawane kierowcy, między innymi za dobre wyniki w pracy, takie jak np. osiąganie optymalnego spalania pojazdu czy ekonomiczną jazdę – dodaje Łukasz Włoch, Eurowag.

Sposób ustalenia dziennej stawki dla kierowcy ma bezpośrednie znaczenie dla kosztów ponoszonych przez firmę transportową.

Przewoźnik odprowadza składki ZUS do chwili, gdy suma dniówek wypłaconych w danym miesiącu osiągnie poziom prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia. Kolejne kwoty wypłacane ponad tę granicę nie są już oskładkowane.

W praktyce firmy stosują jednak różne sposoby ustalania dniówek.

W pierwszym wariancie przewoźnik ustala z kierowcą jedną konkretną stawkę dzienną. W tej kwocie zawarte są już wszystkie należności wynikające z obowiązujących przepisów.

W drugim rozwiązaniu wynagrodzenie składa się ze stałych elementów wymaganych prawem, takich jak płaca minimalna, wynagrodzenie za dyżury czy pracę w nocy, a dodatkowo kierowca otrzymuje dniówkę. Jest ona odpowiednio niższa niż w pierwszym wariancie.

W obu modelach dzienne wynagrodzenie kierowców może osiągnąć zbliżony poziom, ale dopiero po przepracowaniu określonej liczby dni.

– Zakładając, że jeden kierowca zarabia dniówkę w wysokości 450 zł netto, a drugi – podstawę na poziomie 5500 zł brutto i dniówkę 62,5 euro netto (około 272 zł), obaj osiągną zbliżoną stawkę dzienną po przepracowaniu 22 dni. Przed upływem tego czasu stawka drugiego pracownika będzie jednak nieco większa. Sytuacja ta może wpłynąć na przekonanie, że opłaca się rzadziej wyjeżdżać w trasę. Dlatego warto premiować tych kierowców, którzy pracują więcej dni w miesiącu. Może to zachęcić ich do kolejnych transportów, a przy okazji obniży koszty pracodawcy. W opisanym powyżej przypadku firma będzie odprowadzała składki ZUS do około 18. dniówki – każda kolejna będzie już wolna od tych kosztów – tłumaczy Łukasz Włoch, główny ekspert ds. analiz i rozliczeń w Eurowag.

Od wejścia Polski do Unii Europejskiej rodzime firmy transportowe wykonują trzy razy więcej pracy przewozowej. Wzrost liczby zleceń jest w dużej mierze związany z przewozami kabotażowymi oraz cross-trade.

Z jednej strony daje to przewoźnikom większe możliwości zarobku. Z drugiej oznacza koszty wynikające z pakietu mobilności, które rosną z roku na rok. Dlatego kontrolowanie i optymalizowanie wydatków staje się jednym z ważnych elementów prowadzenia firmy w obecnych warunkach rynkowych.

Do zarządzania działalnością wykorzystywane są narzędzia pozwalające analizować dane, kontrolować koszty i prowadzić operacje na różnych etapach transportu. Jednym z takich rozwiązań jest platforma Eurowag Office. Przewoźnik może w niej korzystać w jednym miejscu z informacji dotyczących między innymi tankowania, kart paliwowych, opłat drogowych, kontroli kosztów, monitorowania floty, tachografów i przestrzegania czasu pracy. Ma to ograniczyć konieczność korzystania z kilku różnych systemów.

W 2027 roku kolejnym obciążeniem finansowym dla przewoźników będzie podwyżka składek ZUS związana ze wzrostem prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia. Jednym ze sposobów ograniczenia wydatków pozostaje odpowiednie rozliczanie wynagrodzenia kierowcy.

Firmy mogą wykorzystywać w tym celu wirtualne diety, zwroty kosztów sanitariatów i ekwiwalenty BHP. Innym rozwiązaniem opisanym w materiale jest premiowanie kierowców wykonujących więcej dniówek w miesiącu. Po przekroczeniu wartości wynagrodzenia objętej składkami kolejne dniówki nie powodują bowiem dalszego wzrostu kosztów ZUS.