Zaległości płatnicze to bardzo trudny temat. Wzrost jest bardzo wyraźny. Jak podaje BIG InfoMonitor z 2024 roku, średnia kwota zaległych zobowiązań w przeliczeniu na jedno przedsiębiorstwo z tej branży wynosiła 85 tys. zł., czyli aż o 10 tysięcy więcej niż rok wcześniej. To poważne obciążenie dla przewoźników, zarówno tych prowadzących transport krajowy i międzynarodowy ciężarówkami.

Transport drogowy w Polsce boryka się z rosnącymi kosztami paliwa, opłat drogowych i wynagrodzeń kierowców. Do tego dochodzą kary za błędy w czasie pracy kierowcy czy obsłudze tachografu i za inne naruszenia.

Zarządzanie transportem to nie tylko planowanie tras i zleceń. To także bieżąca kontrola wydatków. Warto regularnie analizować dane z tachografów, systemów GPS i kart paliwowych. Dzięki temu można szybko wykryć nadmierne zużycie paliwa, nieplanowane postoje lub trasy, które generują dodatkowe koszty.

Dobrze prowadzona flota to mniejsze ryzyko opóźnień i kar. Regularne przeglądy, ubezpieczenia i serwis ciężarówek pozwalają uniknąć kosztownych napraw. Coraz więcej przewoźników korzysta też z leasingu ciężarówek i telematyki, która ułatwia zarządzanie flotą. To sposób, by utrzymać płynność finansową nawet przy rosnących kosztach.

Telematyka to połączenie technologii GPS i internetu, które pozwala śledzić pojazdy w czasie rzeczywistym. Dzięki niej można zobaczyć, gdzie znajduje się ciężarówka, jak długo jedzie i ile paliwa zużywa. Systemy telematyczne pomagają też planować trasy, kontrolować czas pracy kierowców i szybciej reagować na problemy na drodze. To narzędzie, które ułatwia zarządzanie flotą i zmniejsza koszty transportu.

Najważniejsze to planować wydatki z wyprzedzeniem. Dobrze działa podział budżetu na paliwo, wynagrodzenia kierowców, opłaty drogowe i serwis. Warto też korzystać z narzędzi do monitorowania kosztów transportu i analiz finansowych. Jeśli firma obsługuje transport międzynarodowy, dobrze jest śledzić zmiany kursów walut i opłat drogowych w krajach Unii Europejskiej.

Analiza kosztów w firmach transportowych to dziś jeden z najważniejszych elementów decydujących o przetrwaniu i rozwoju polskich przewoźników. Na rynku transportowym wciąż dominują mikro, małe i średnie firmy. Jeśli chcą konkurować z większymi graczami, muszą dokładnie kontrolować wszystkie płatności i sprawdzać, czy zlecenia są rentowne.

Nie pomaga w tym trudna sytuacja finansowa sektora TSL. Według danych BIG InfoMonitor z 2024 roku średnia kwota zaległych zobowiązań w przeliczeniu na jedno przedsiębiorstwo transportowe wyniosła 85 tys. zł. To o 10 tys. zł więcej niż rok wcześniej. Wskazuje to, że wiele firm ma problemy z płynnością finansową, szczególnie te małe i średnie.

Jak więc radzić sobie z opóźnieniami płatności w transporcie i mądrze zarządzać wydatkami?

Prognozy gospodarcze nie są dla przewoźników optymistyczne. Na rynku wciąż brakuje stabilnego wzrostu stawek frachtowych. Firmy transportowe ostrożnie podejmują decyzje o zakupie nowych pojazdów, przez co inwestycje we flotę są często opóźniane lub całkowicie wstrzymywane.

W takiej sytuacji kluczowe jest elastyczne podejście do zarządzania transportem. Przewoźnicy powinni szukać nowych rozwiązań, które pomogą im działać sprawniej i taniej. Warto korzystać z analizy danych oraz nowoczesnych narzędzi do kontroli kosztów. Pełna kontrola przepływu gotówki w firmie i szybka reakcja na zmiany rynkowe pozwalają utrzymać stabilność i rozwijać działalność mimo trudnych warunków.

- Bez elastyczności i świadomego zarządzania finansami przedsiębiorstwa trudno utrzymać rentowność, zwłaszcza w okresach mniejszego popytu i wysokiej konkurencji na rynku. Najczęściej przekonują się o tym przewoźnicy, którzy np. korzystają z wielu niekompatybilnych narzędzi, co skutecznie ogranicza ich możliwości i zdolność szybkiego reagowania na zmiany. Dlatego tak ważne jest wyposażenie się w technologię dla transportu, ułatwiającą zarządzanie zleceniami i monitoring płatności. Narzędzia typu TMS automatyzują kwestie związane z organizacją przewozu i dają lepszy obraz sytuacji finansowej przedsiębiorstwa, a w połączeniu z telematyką pozwalają optymalizować trasy w czasie rzeczywistym i skutecznie minimalizować zbędne wydatki w przedsiębiorstwie – komentuje Tomasz Czyż, główny ekspert ds. rozwiązań technologicznych, Grupa Eurowag.

Bieżąca analiza kosztów to jeden z najważniejszych elementów, który wpływa na płynność finansową firmy transportowej. Przewoźnicy ponoszą wiele wydatków – nie tylko na zatrudnienie kierowców, paliwo czy leasing i serwis ciężarówek. W ostatnich latach wyraźnie wzrosły też opłaty drogowe, szczególnie w Niemczech i Austrii.

Do tego dochodzą codzienne koszty, takie jak opłaty za myjnie czy parkingi. W skali miesiąca mogą one tworzyć znaczące kwoty, dlatego warto je regularnie monitorować i uwzględniać w planowaniu budżetu firmy transportowej.

- Bieżąca kontrola finansów, a także sprawny obieg dokumentacji transportowej są to czynniki, mające niebagatelny wpływ na zapewnienie płynności finansowej. Za pomocą jednego systemu i w każdej chwili można sprawdzić wydatki firmy, decydujące o opłacalności danego zlecenia i w łatwy sposób wygenerować raporty z informacjami o kosztach przewozu i przychodach. Systemy do zarządzania transportem, jak np. fireTMS czy Marcos TMS ułatwiają także przypisywanie obciążeń do konkretnego pojazdu, co pozwala na dokładniejszą kontrolę rentowności każdej ciężarówki. Dzięki temu przewoźnicy zyskują wiedzę o tym, które przewozy i trasy są najkorzystniejsze, a w rezultacie jakie współprace z kontrahentami warto kontynuować, a gdzie można byłoby się podjąć renegocjacji warunków – wyjaśnia Łukasz Szewczyk, Specjalista ds. wdrożeń, Grupa Eurowag.

Większość usług transportowych odbywa się z odroczonym terminem płatności. Przewoźnicy często czekają 45, 60, a czasem nawet więcej dni na przelew za wykonane zlecenie. W tym czasie muszą jednak regulować bieżące zobowiązania, takie jak wynagrodzenia, raty leasingowe czy opłaty drogowe.

Coraz więcej firm transportowych decyduje się więc sprawdzać swoich zleceniodawców przed przyjęciem zlecenia. Taka weryfikacja pomaga uniknąć problemów z opóźnionymi płatnościami i poprawia bezpieczeństwo finansowe przewoźnika.

- Opóźnienia w płatnościach są dużym wyzwaniem w transporcie, więc warto podejmować kroki, które pozwolą się przed nimi uchronić. Pomocne w tym celu mogą być oceny na giełdach transportowych, opinie na temat firm dostępne online czy wywiadownie gospodarcze. Choć ta ostatnia usługa wiąże się z dodatkowym wydatkiem, to przeważnie stanowi on jedynie niewielki ułamek wartości frachtu, a dzięki temu mamy szansę na zdobycie pewniejszego kontraktu, a nawet i długoletniej współpracy - tłumaczy Łukasz Szewczyk.

Ekspert Tomasz Czyż podkreśla, że systemy do zarządzania transportem wspierają komunikację ze zleceniodawcami i pozwalają ocenić ich wiarygodność finansową. Analiza historii płatności i limitów kredytowych pomaga przewoźnikom szybciej otrzymywać należności i unikać współpracy, która mogłaby przynieść straty zamiast zysków.

- Technologie dla transportu usprawniają cały proces pilnowania terminów płatności, a dzięki temu przewoźnicy zyskują szybki dostęp do informacji o nieuregulowanych należnościach wobec firmy. Narzędzia typu TMS mogą automatyczne powiadamiać kontrahenta o zbliżających się zobowiązaniach, a w razie konieczności wysyłać także wezwania do zapłaty z niezbędnymi szczegółami o zleceniu. Ponadto informacje o nieterminowych płatnikach zapisywane są w systemie, co ułatwia decyzję o nawiązaniu ewentualnej współpracy w przyszłości – podkreśla Tomasz Czyż.

Systemy TMS połączone z telematyką ułatwiają obsługę zleceń i pozwalają spedytorom na bieżąco śledzić realizację przewozu. Usprawniają też procesy administracyjne – przygotowanie dokumentów do rozliczeń i ich wymianę. Dzięki temu rozliczenia są szybsze, a ryzyko błędów przy ręcznym przepisywaniu danych znacznie mniejsze.

TMS można połączyć z systemami kadrowymi i księgowymi. Wtedy faktury sprzedażowe i korekty można łatwo przekazać do działu księgowości, co dodatkowo przyspiesza pracę i poprawia kontrolę finansów w firmie transportowej.

- Faktury w systemach TMS wystawiane są automatycznie na podstawie zakończonych zleceń, co eliminuje większość pomyłek i pozwala skrócić czas potrzebny na przygotowanie dokumentów. System potrafi też uwzględniać zróżnicowane stawki i taryfy, dopasowane do rodzaju przewozu, pokonywanej trasy czy innych ustaleń kontraktowych. Ich integracja z narzędziami telematycznymi czy aplikacjami dla kierowców pozwala na przesyłanie zdjęć lub skanów dokumentów bezpośrednio do danego zlecenia. Jeżeli klient korzysta z elektronicznych rozliczeń, faktura może być gotowa już kilkanaście minut po zakończeniu rozładunku, co może przyspieszyć uzyskanie zapłaty – zaznacza Tomasz Czyż.

Dzięki nowoczesnym technologiom firmy transportowe zyskują lepszą kontrolę nad płatnościami i mogą nimi sprawniej zarządzać. Co najważniejsze, łatwiej im wykryć obszary działalności, które generują najwyższe koszty, i skutecznie je ograniczyć.