Jest to więc miesiąc, w którym odbyła się podróż służbowa. Podstawą do ujęcia diet w KPiR jest dowód wewnętrzny wystawiony przez przedsiębiorcę. Zgodnie bowiem z obowiązującymi zasadami, koszty bezpośrednio związane z przychodami danego okresu rozlicza się w tym okresie. Natomiast diety, przypisuje się do kosztów pośrednio związanych z działalnością, a więc zgodnie z metodą kasową, zaliczanych do KUP w dacie poniesienia wydatku (wystawienia dowodu wewnętrznego). W konsekwencji, powinny być księgowane miesięcznie, a nie zbiorczo w ostatnim miesiącu roku.

Należy dodać, że podstawą prawidłowego wyliczenia diet i ryczałtów jest ewidencja czasu pracy, którą przedsiębiorca – kierowca jest zobowiązany prowadzić.

Trzeba nadto pamiętać, że jeśli okres pobytu za granicą jest krótszy niż 12 godzin, diety ulegają zmniejszeniu do:

• 1/3 w przypadku pobytu do 8 godzin,
• 1/2 w przypadku pobytu ponad 8 do 12 godzin.

Art. 22 ust. 1, art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2025 r., poz. 163 ze zm.)