Warto więc inwestować czas i środki w stałą weryfikację swoich kontrahentów. Pozwoli to nie tylko lepiej zarządzać płynnością finansową, ale przede wszystkim zabezpieczyć przyszłość firmy w wymagającym otoczeniu rynkowym.

Inflacja, rosnące ceny energii i konsekwencje pandemii to czynniki, które najbardziej odbijają się na sytuacji finansowej firm. Nadwyrężony budżet coraz częściej prowadzi do problemów z regulowaniem bieżących zobowiązań. Takie trudności nie są odosobnione – po pierwszym półroczu 2025 roku polskie przedsiębiorstwa zgromadziły łącznie 45,3 mld zł zaległości, a liczba niesolidnych płatników sięga już niemal 320 tysięcy.

Z badań Intrum wynika, że niewypłacalność partnerów biznesowych to poważne wyzwanie dla co piątej firmy. W 25 proc. przypadków opóźnienia w płatnościach znacząco ograniczyły inwestycje w ostatnich 12 miesiącach. Przedsiębiorcy nie spodziewają się poprawy – aż 51 proc. z nich przewiduje, że ryzyko opóźnień lub braku płatności ze strony kontrahentów w najbliższym roku jeszcze wzrośnie.

– Opóźnienia w zapłacie za usługę lub towar zwykle nie wynikają ze złej woli kontrahenta, a przejściowych problemów finansowych lub sytuacji losowej, na którą przedsiębiorca nie ma wpływu. Jednak bez względu na przyczynę problemów skutki dla firmy są takie same – brak pieniędzy za wykonaną usługę lub dostarczony towar. W zależności od skali tego zjawiska konsekwencje mogą być różne, włącznie z zaburzeniem płynności finansowej firmy.

Aby uniknąć wyzwań z opłaceniem własnych zobowiązań, przedsiębiorcy decydują się czasami na kredyt lub pożyczkę. Według danych NBP w pierwszym kwartale 2025 roku skala zobowiązań krótkoterminowych wzrosła o 2,7 proc. względem ostatniego kwartału 2024 roku– mówi Michał Pyziołek, ekspert Intrum.

Czy można przewidzieć ryzyko niewypłacalności kontrahenta transportowego? Badania potwierdzają, że większość przedsiębiorców stara się zabezpieczać przed problemami z płynnością finansową. Obecnie aż 68% firm posiada rezerwę finansową na wypadek nieprzewidzianych sytuacji – to o 8 punktów procentowych więcej niż dwa lata temu. Warto jednak podkreślić, że poziom zabezpieczeń jest mocno zróżnicowany w zależności od branży. Najwięcej firm z poduszką finansową działa w sektorze usług (78%) i przemyśle (74%), natomiast najmniej w transporcie (53%) oraz budownictwie (48%).

Warto pamiętać, że informacje o zabezpieczeniach finansowych są niejawne i przedsiębiorcy rzadko je ujawniają. Z tego powodu każda nowa współpraca wiąże się z określonym ryzykiem. Można je jednak znacznie ograniczyć, weryfikując sytuację finansową potencjalnych kontrahentów przy pomocy dostępnych baz danych i rejestrów. Dzięki temu firmy transportowe mogą lepiej chronić swoje interesy i unikać współpracy z partnerami o podwyższonym ryzyku niewypłacalności.

– Proces ten warto rozpocząć od sprawdzenia Biur Informacji Gospodarczej. W ten sposób przedsiębiorca może pozyskać dane o zobowiązaniach potencjalnego kontrahenta, w tym liczbie wierzycieli, kwocie zaległości oraz datach ich powstania. W przypadku spółek źródłem wiedzy na temat kondycji finansowej firmy są sprawozdania opublikowane w Krajowym Rejestrze Sądowym. Należy jednak pamiętać, że brak niepokojących informacji z tych i innych źródeł nie oznacza, że ryzyko jest zerowe.

Płynność finansowa firmy może zmienić się w każdym momencie, dlatego warto rozszerzyć swoje rozeznanie o analizę całego otoczenia biznesowego, w tym sytuacji w branży, w której działa potencjalny kontrahent. Pomocne mogą okazać się branżowe raporty, dane z instytucji statystycznych, a także badania i prognozy ekspertów. Warto też zasięgnąć opinii innych kontrahentów, którzy mieli już doświadczenie we współpracy z daną firmą – dodaje Michał Pyziołek.

Podpisanie umowy to dopiero początek procesu weryfikacji kontrahenta. Kluczowe jest bieżące monitorowanie współpracy – przede wszystkim terminowości płatności oraz sposobu reagowania na ewentualne przypomnienia o zaległościach. Takie sygnały mogą świadczyć o kondycji finansowej partnera i pozwalają odpowiednio wcześnie zareagować.

Warto pamiętać, że opóźnienia w płatnościach nie zawsze muszą oznaczać poważne problemy – często mają charakter przejściowy, a partner biznesowy dąży do jak najszybszego uregulowania zobowiązań. W takich przypadkach nie warto od razu podejmować radykalnych kroków. Często wystarczy rozmowa – aż 27% przedsiębiorców wskazuje kontakt telefoniczny jako najskuteczniejszy sposób na odzyskanie należności. Skuteczne okazują się również wezwania do zapłaty (ponad 21% odpowiedzi), wiadomości e-mail i SMS (niemal 15%), a także negocjacje dotyczące rozłożenia płatności na raty lub przedłużenia terminu (ponad 14%). Stała obserwacja i szybka reakcja pozwalają ograniczyć ryzyko strat finansowych i budować stabilne relacje z kontrahentami.

– Przedsiębiorcy stawiają na polubowne metody odzyskania należności, które – jak pokazują dane – najczęściej okazują się skuteczne. Bardziej radykalne kroki, takie jak pozew sądowy czy wpisanie kontrahenta do rejestru dłużników, są wybierane zdecydowanie rzadziej. Przyczyną rezygnacji z tej formy mogą być obawy przed pogorszeniem się relacji z partnerami biznesowymi i zamknięciem drogi do dalszej współpracy. Trzeba jednak pamiętać, że niektórzy kontrahenci celowo wykorzystują opóźnienia w płatnościach jako element swojej strategii biznesowej, dlatego w pewnych przypadkach powyższe kroki stają się koniecznością – podsumowuje Michał Pyziołek, ekspert Intrum.

Lepiej zapobiegać niż leczyć – także w biznesie Znane powiedzenie Hipokratesa: „lepiej zapobiegać, niż leczyć”, świetnie odnosi się również do relacji biznesowych. Weryfikacja płynności finansowej kontrahentów jeszcze przed podpisaniem umowy, bieżąca obserwacja współpracy oraz analiza sytuacji w branży pozwalają lepiej przygotować się na potencjalne wyzwania i ograniczyć ryzyko. Systematyczne stosowanie tych praktyk to podstawa bezpiecznego prowadzenia działalności oraz budowania trwałych, stabilnych relacji z partnerami biznesowymi.