Projekt nowelizacji ustawy o VAT zakłada okres przejściowy do 31 grudnia 2026 r. W tym czasie przedsiębiorcy będą mogli korzystać z uproszczeń i odstępstw, zanim KSeF stanie się w pełni obowiązkowy.

Do końca 2026 roku możliwe będzie wystawianie faktur papierowych oraz elektronicznych poza KSeF, ale pod warunkiem spełnienia limitów. Pojedyncza faktura nie może przekroczyć 450 zł brutto, a miesięczna suma takich dokumentów – 10 000 zł. Rozwiązanie to ma chronić najmniejsze firmy przed kosztami szybkiego wdrożenia systemu.

Ustawodawca utrzymał możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących do końca 2026 roku. To ważna informacja dla firm, które opierają sprzedaż właśnie na tym rozwiązaniu i potrzebują więcej czasu na dostosowanie procesów.

Obowiązek podawania numeru KSeF przy płatnościach, również w mechanizmie podzielonej płatności, zacznie obowiązywać od 1 stycznia 2027 r. Firmy zyskają czas na przygotowanie systemów finansowo-księgowych.

Sankcje za błędy związane z e-Fakturami, takie jak brak faktury w KSeF czy opóźnienia w jej przesłaniu, wejdą w życie dopiero w 2027 roku. Do tego czasu przedsiębiorcy mogą testować nowe rozwiązania bez ryzyka kar finansowych.

Choć przepisy dają czas, eksperci alarmują, że w praktyce rośnie presja ze strony dużych podmiotów. Coraz częściej w umowach pojawiają się zapisy uzależniające zapłatę od wystawienia faktury w KSeF. Dla mniejszych firm oznacza to konieczność wcześniejszego dostosowania się do systemu.

Dla firm transportowych największym wyzwaniem będzie odejście od dotychczasowego modelu rozliczeń. KSeF obejmuje firmy, które mają siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce. Zagraniczne podmioty nie muszą korzystać z systemu, ale polscy przewoźnicy wystawiający faktury dla zagranicznych kontrahentów już tak.

Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia, takie jak Aplikacja Podatnika KSeF czy Aplikacja Mobilna KSeF. Wiele firm korzysta jednak z systemów TMS, które łączą zarządzanie transportem z fakturowaniem.