Przepisy nie wskazują jednej konkretnej formy dokumentowania powrotu kierowcy do bazy. Oznacza to, że przewoźnik powinien samodzielnie wypracować odpowiednie procedury i przechowywać dokumentację w firmie.

W praktyce mogą to być m.in.:

zapisy z tachografu,

plany pracy kierowców,

harmonogramy przejazdów,

oświadczenia kierowców lub pracodawcy,

inne dokumenty potwierdzające prawidłową organizację odpoczynków tygodniowych.

Najważniejsze jest to, aby z dokumentacji wynikało, że firma faktycznie umożliwia kierowcom regularny powrót do bazy operacyjnej albo miejsca zamieszkania oraz właściwie organizuje ich czas pracy i odpoczynku.

Ważne jest, że kierowca nie ma obowiązku wożenia w kabinie dokumentów potwierdzających odbycie odpoczynku poza pojazdem. Podczas rutynowej kontroli drogowej kontroler nie powinien żądać od niego rachunków za hotel, oświadczeń ani innych potwierdzeń dotyczących wcześniejszych odpoczynków tygodniowych.

Tego rodzaju dokumenty mogą być wymagane podczas kontroli w siedzibie przedsiębiorstwa. To właśnie tam przewoźnik powinien wykazać, że prawidłowo organizuje pracę kierowców i realizuje obowiązki wynikające z pakietu mobilności.

Sama dokumentacja z tachografu, nawet w przypadku nowszych urządzeń rejestrujących położenie pojazdu, może nie zawsze wystarczyć do pełnego wykazania prawidłowej organizacji pracy. Dlatego warto uzupełniać ją dodatkowymi dokumentami, zwłaszcza wtedy, gdy kierowca odbywa odpoczynek poza główną bazą firmy, np. w innym centrum operacyjnym przedsiębiorstwa.

Dobrą praktyką jest więc gromadzenie dokumentów, które pozwolą szybko odtworzyć przebieg pracy kierowcy i potwierdzić, gdzie miał możliwość odbycia odpoczynku. Nie musi to oznaczać tworzenia odrębnego oświadczenia w każdej sytuacji, ale firma powinna mieć uporządkowany system dokumentowania takich okoliczności.

Kara za odbywanie regularnego tygodniowego odpoczynku w kabinie pojazdu może zostać nałożona wtedy, gdy podczas kontroli stwierdzono, że kierowca faktycznie spędza taki odpoczynek w pojeździe.

Jeżeli kontrolerzy mają jedynie podejrzenia dotyczące wcześniejszych odpoczynków, ale nie mogą ich potwierdzić podczas kontroli drogowej, powinni zwrócić się o pomoc do organów kontrolnych w kraju siedziby firmy. Sama okoliczność, że kierowca nie posiada przy sobie rachunku za hotelu lub oświadczenia, nie powinna automatycznie przesądzać o naruszeniu.

W praktyce nie zawsze jednak wygląda to prawidłowo. Mimo stanowiska Komisji Europejskiej i braku obowiązku wożenia takich dokumentów w kabinie, zdarzają się sytuacje, w których kontrolerzy żądają od kierowców dodatkowych potwierdzeń, np. oświadczeń, rachunków za hotel lub innych dokumentów dotyczących wcześniejszych odpoczynków.

Bywa również, że na tej podstawie nakładane są kary. Takie działanie może budzić poważne wątpliwości, zwłaszcza jeżeli naruszenie nie zostało stwierdzone bezpośrednio podczas kontroli drogowej.

Podsumowanie

Firma transportowa powinna przechowywać dokumentację potwierdzającą prawidłową organizację powrotów kierowców do bazy oraz odpoczynków tygodniowych. Przepisy nie narzucają jednak jednej konkretnej formy takiej dokumentacji.

Kierowca nie ma obowiązku wożenia w kabinie pojazdu dokumentów potwierdzających odpoczynek poza pojazdem, takich jak oświadczenia czy rachunki za hotel. Dokumenty te mogą być natomiast wymagane podczas kontroli w siedzibie przedsiębiorstwa.

Ze względu na niejednolitą praktykę kontrolną warto mieć w firmie uporządkowane procedury i dokumenty, które pozwolą szybko wykazać prawidłową organizację pracy kierowców. Może to pomóc nie tylko w czasie kontroli, ale również w skutecznej obronie przed niesłusznie nałożoną karą.