Według raportu How Bad Is the Supply Chain and Logistics Workforce Challenge? (2024), aż 76% firm TSL ma problem z brakami kadrowymi. Blisko połowa przyznaje, że wpływa to na terminowość i jakość usług. Z kolei raport Niedobór talentów 2025 pokazuje, że logistyka i inżynieria to dwa obszary, w których najtrudniej znaleźć wykwalifikowanych pracowników. Dodatkowo rosnące potrzeby e-commerce i nowe magazyny tylko zwiększają zapotrzebowanie na ludzi.

Od 1 czerwca 2025 roku obowiązują nowe przepisy dotyczące zatrudniania cudzoziemców. Eksperci ostrzegają, że nowe zasady legalizacji pracy mogą wydłużyć rekrutację i zwiększyć ryzyko braków kadrowych – szczególnie tam, gdzie firma opiera się na pracownikach z zagranicy.

Kolejny problem to odpływ Ukraińców, którzy w wielu firmach TSL stanowią dużą część zespołu. Badanie Gremi Personal (2025) pokazuje, że tylko 13,2% Ukraińców planuje zostać w Polsce na stałe. Rok wcześniej było to niemal 20%. To niepokojący spadek. W całej Polsce Ukraińcy stanowią około 800 tys. z 1,2 mln cudzoziemców zatrudnionych w firmach, a w transporcie i logistyce odpowiadają za nawet 60% siły roboczej.

– Aktualna sytuacja na rynku pracy, w tym zmiany przepisów dotyczących zatrudniania cudzoziemców oraz malejąca liczba pracowników z Ukrainy, znacząco wpływa na możliwości rekrutacyjne firm. To czynniki, które w połączeniu z okresem urlopowym sprawiają, że planowanie zasobów ludzkich staje się wyjątkowo wymagające. Potrzebujemy jeszcze większej elastyczności i precyzji w zarządzaniu dostępnością pracowników w poszczególnych lokalizacjach – mówi Dorota Wójcik, HR Manager w Geis PL.

W tej sytuacji firmy coraz częściej stosują tzw. cross-training, czyli szkolenie pracowników tak, aby w razie potrzeby mogli wykonywać inne zadania. Działy HR korzystają też z narzędzi do tworzenia grafików, automatyzacji i cyfrowego planowania zasobów.

– Podejście do sezonowego zarządzania personelem opieramy na planowaniu kompetencyjnym oraz bieżącej analizie obciążenia poszczególnych lokalizacji. To pozwala dostosowywać organizację pracy do lokalnych warunków i dynamicznie reagować na zmieniającą się dostępność pracowników. Z doświadczenia wiemy, że najgorsze dla procesów operacyjnych są nieplanowane absencje. Dlatego też efektywne przepracowanie okresu wakacyjnego wymaga wcześniejszego ustalenia dokładnego harmonogramu urlopów. Stawiamy na wszechstronności i wielozadaniowość. Chcemy, żeby nasi pracownicy byli doświadczeni i w razie potrzeby mogli wymieniać się zadaniami. Planowanie grafików, nadzór nad operacjami i zapewnienie ciągłości obsługi to procesy wymagające sprawnej komunikacji i ścisłej współpracy zespołów operacyjnych i HR – komentuje Paweł Golec, Wiceprezes Zarządu Geis PL.

W przypadku usług między magazynami i kontraktów kluczowe jest zgranie dostępności pojazdów, kierowców i zaplecza. Pomagają w tym systemy do planowania tras i zarządzania transportem. Niektóre firmy korzystają z outsourcingu lub zatrudniają pracowników sezonowych.

– Elastyczność i skalowalność – to cechy, które liczą się latem szczególnie mocno. Dobrze przeszkolony zespół, wsparty odpowiednią technologią i doświadczeniem operacyjnym, pozwala zapewnić wysoką jakość usług naszym klientom nawet przy ograniczonym składzie osobowym. Kluczem jest też zaufanie i odpowiedzialność – ważne jest, aby pracownicy mieli przestrzeń do podejmowania decyzji i działania w oparciu o jasno określone standardy – podkreśla Dorota Wójcik.

Wyzwania różnią się w zależności od lokalizacji. W dużych centrach logistycznych potrzebna jest współpraca wielu działów. W mniejszych magazynach ważne jest szybkie reagowanie. Dlatego coraz częściej firmy analizują dane z poprzednich lat, prognozują obciążenie i planują z wyprzedzeniem.

Pomimo braków kadrowych, firmy logistyczne muszą utrzymać jakość obsługi i dotrzymywać terminów. Pomagają w tym KPI, ale też szybka reakcja na zmieniające się warunki. Lato to sprawdzian dojrzałości organizacyjnej – zarówno w operacjach, jak i w zarządzaniu zasobami ludzkimi.