KSeF stał się nową przestrzenią do nadużyć. Przedsiębiorcy sygnalizują, że w KSeF pojawiają się fikcyjne faktury oraz dokumenty wystawiane w celu wyłudzenia pieniędzy. Dlatego kluczowe jest szybkie odróżnienie zwykłej pomyłki od świadomego oszustwa i właściwa reakcja, zanim dojdzie do nieuzasadnionej płatności.

Krajowy System e-Faktur został wprowadzony, aby zwiększyć przejrzystość rozliczeń podatkowych. System automatycznie przypisuje fakturę do nabywcy na podstawie numeru NIP. To usprawnia obieg dokumentów w firmach transportowych, ale może zostać wykorzystane przez nieuczciwe podmioty.

W praktyce oznacza to, że faktura może trafić do przedsiębiorstwa, które nie brało udziału w żadnej transakcji. Zdarza się, że do systemu wprowadzane są dokumenty bez rzeczywistej sprzedaży usługi transportowej lub dostawy towaru. Taka faktura wygląda jak prawidłowy dokument i pojawia się na koncie firmy w KSeF.

W branży TSL, gdzie liczba faktur za fracht, paliwo, opłaty drogowe czy usługi podwykonawców jest bardzo duża, łatwo przeoczyć podejrzaną pozycję. W efekcie może dojść do zapłaty należności, która w ogóle nie powinna zostać uregulowana.

Warto pamiętać, że samo pojawienie się faktury w KSeF nie wywołuje automatycznie skutków podatkowych. Powstają one dopiero wtedy, gdy dokument zostanie ujęty w ewidencji i rozliczony.

Nie każda nieprawidłowa faktura oznacza wyłudzenie. W praktyce często są to błędy formalne, np. nieprawidłowo wpisany numer NIP lub pomyłka w danych nabywcy. W takiej sytuacji wystawca powinien sporządzić fakturę korygującą.

Inaczej należy traktować dokumenty wystawione w celu wyłudzenia pieniędzy lub danych. W branży transportowej sygnałem ostrzegawczym może być:

• faktura od podmiotu, z którym firma wcześniej nie współpracowała,
• dokument dotyczący zlecenia transportowego, które nie miało miejsca,
• brak możliwości kontaktu z wystawcą,
• liczne błędy językowe w treści faktury,
• bardzo krótki termin płatności narzucony bez wcześniejszych ustaleń.