Nowe przepisy pakietu mobilności dwukrotnie wydłużyły okres kontroli drogowej –z 28 do 56 dni. Dla służb to większy nadzór. Ale dla przewoźników i kierowców ciężarówek to większe ryzyko wykrycia naruszeń i dotkliwych kar. Zobacz jak sobie z tym radzić

Przewoźnicy muszą dziś prowadzić dokładniejszy monitoring czasu pracy kierowców, lepiej zarządzać danymi z tachografów i mieć pełną kontrolę nad dokumentacją. Każde uchybienie, nawet sprzed kilku tygodni, może skutkować wysoką karą.

W nowej rzeczywistości kontrolnej liczy się przede wszystkim precyzja i bieżący nadzór. Tylko pełna zgodność z przepisami, odpowiednie przygotowanie kierowców i sprawna organizacja pracy pozwalają uniknąć dotkliwych sankcji finansowych i administracyjnych.

Wydłużenie okresu kontroli daje inspekcji większe możliwości wykrywania naruszeń, dotyczących np. norm czasu jazdy kierowców i odpoczynku. Umożliwia również weryfikację rekompensaty za odpoczynki skrócone , czyweryfikacje powrotów kierowców do bazy, co cztery tygodnie.To wcześniej było prawie niemożliwe.

- Zgodnie z wyjaśnieniami KE na drodze nie powinien być weryfikowany obowiązek dotyczący organizacji powrotów kierowców, gdyż wymagane dokumenty przechowywane powinny być w firmie. Natomiast w praktyce jednak spotykamy się z takimi przypadkami – podkreśla Mateusz Włoch, ekspert. ds. analiz i szkoleń, Grupa Eurowag i dodaje, że przy 56 dniach kontroli drogowej znacznie więcej naruszeń dotyczy zasad związanych z odpoczynkami tygodniowymi, które często wynikają z odmiennej interpretacji tych zasad przez poszczególne służby kontrolne i przewoźników z różnych krajów. Należy także pamiętać, że zgodnie z prawem odpoczynki tygodniowe regularne muszą być odbierane poza kabiną pojazdu, co także jest kontrolowane.

Przepisy umożliwiające wykrycie większej liczby naruszeń mogą skutkować wyższymi karami dla firm transportowych. Same sankcje to jednak nie wszystko. Najpoważniejsze przewinienia, takie jak używanie cudzej karty kierowcy czy manipulacje tachografem, mogą prowadzić do wszczęcia postępowania w sprawie oceny dobrej reputacji, a nawet do cofnięcia uprawnień. Dla przewoźników zaostrzone przepisy oznaczają konieczność wdrożenia nowych procedur, zwłaszcza dotyczących obiegu dokumentów.

- Najczęściej z najpoważniejszymi naruszeniami prowadzącymi do badania dobrej reputacji mamy do czynienia także przy braku aktualnych badań technicznychczy przy poważnych usterkach technicznych, wpływających na bezpieczeństwo – dodaje Mateusz Włoch.

Inspektorzy zyskali możliwość dokładniejszego sprawdzania, czy za skrócone tygodniowe odpoczynki kierowcy otrzymali należne rekompensaty. Sprawdzą więc, czy brakujące godziny zostały uzupełnione w wymaganym terminie.

- Wcześniej taka analiza nie była możliwa, jednak wydłużony okres kontroli daje organom możliwość weryfikacji, czy brakujące godziny (odjęte od standardowego 45-godzinnego odpoczynku) zostały odpowiednio dołączone do innego odpoczynku (min. 9 godzin) w ciągu trzech następnych tygodni. Taki mechanizm pozwala skuteczniej wykrywać nieprawidłowości, co dla firm transportowych oznacza większe ryzyko dotkliwych sankcji. Zaniedbanie rekompensaty może zostać uznane za bardzo poważne naruszenie, a przekroczenie dopuszczalnego poziomu takich uchybień (średnio powyżej trzech na pojazd) może skutkować wszczęciem postępowania w zakresie oceny reputacji przedsiębiorstwa, prowadząc w skrajnych przypadkach do zawieszenia zezwolenia na wykonywanie działalności w transporcie drogowym – komentuje ekspert Łukasz Włoch, główny ekspert ds. analiz i rozliczeń, Grupa Eurowag.

Kolejnym problemem jest ograniczona pojemność pamięci na kartach kierowców oraz brak zapisu automatycznych przekroczeń granic na kartach typu G1 i G2V1 – co często umyka zarówno inspektorom, jak i samym kierowcom. W praktyce oznacza to brak dostępu do istotnych danych dotyczących przejazdów przez poszczególne kraje. Ze względu na niewielką pojemność karty istnieje też ryzyko nadpisania informacji o wpisach państw rozpoczęcia i zakończenia pracy.

Obecnie wszystkie pojazdy wykonujące transport międzynarodowy w UE powinny być wyposażone w tachografy G2V2, co zgodnie z przepisami zwalnia kierowcę z obowiązku zatrzymywania się na granicy i ręcznego wpisywania symbolu kraju po jej przekroczeniu. Problem pojawia się jednak w przypadku korzystania z kart starszego typu – G1 lub G2V1 – które nie posiadają sekcji umożliwiającej zapis automatycznego przekroczenia granic

- Według naszych statystyk dotyczy to ponad 70 proc. kierowców wykonujących transport międzynarodowy zatrudnionych w polskich firmach. Jak kierowca w tych przypadkach nie będzie miał ręcznych wpisów granicy i zmieni pojazd, to naraża się na sankcje z powodu ich braku. Jeśli nie zmieni ciężarówki, to inspektor powinien wziąć pod uwagę przekroczenia granic zapisane w tachografie. Natomiast będzie też problem z rozliczeniem wirtualnych diet, sanitariatów czy płac zagranicznych, bo najczęściej te wyliczenia są robione na podstawie danych z kart, a nie tachografów, które pobierane są rzadziej niż karty – zaznacza Mateusz Włoch, ekspert Eurowag.

Ekspert Mateusz Włoch podkreśla również, że jeśli kierowca wbija manualnie przekroczenia granic poprzez wpis kraju rozpoczęcia, co jest lepszym rozwiązaniem, to natomiast jest duże prawdopodobieństwo, że pamięć karty nie wystarczy na zapamiętanie wszystkich wpisów z ostatnich 56 dni, gdyż pamiętane są tylko 112 ostatnich wpisów kraju.

Ekspert zwraca uwagę, że jeśli kierowca samodzielnie wpisuje przekroczenia granic poprzez wybór kraju rozpoczęcia, co jest rozwiązaniem bardziej bezpiecznym, to trzeba liczyć się z ryzykiem, że karta kierowcy nie zapisze wszystkich danych z ostatnich 56 dni. Karty te zapamiętują jedynie 112 ostatnich wpisów kraju, co przy intensywnym harmonogramie może okazać się niewystarczające.

Ryzyko otrzymania kary za brak wpisów dotyczących kraju lub przekroczenia granicy jest wysokie, dlatego warto być przygotowanym na sytuację, w której już podczas kontroli możliwe będzie przekazanie inspektorom wcześniejszego odczytu z karty kierowcy – zawierającego brakujące dane. To może pozwolić uniknąć kary.

- Ryzyko kar za brak wpisów kraju czy przekroczenia granic jest duże, więc najlepiej być przygotowanym na to, by jeszcze w czasie trwania kontroli przesłać inspektorom poprzedni odczyt z karty kierowcy, który będzie zawierał poprzedni wpisy kraju. Jeżeli inspektor nie zauważy danych o przekroczeniach granic czy krajach rozpoczęcia i zakończenia transportu ostatnich 56 dni i zamierza wyciągnąć konsekwencje, to warto dążyć do tego, by kara nie została nałożona. Jeżeli to się nie uda, dobrym rozwiązaniem może okazać się niepodpisanie mandatu i odwołanie się – dodaje ekspert.

Dwukrotne wydłużenie okresu kontrolnego sprawia, że wszelkie naruszenia są obecnie znacznie łatwiejsze do wykrycia, dlatego przewoźnicy muszą szczególnie zadbać o staranne planowanie i pełną dokumentację.

– Jedną z konsekwencji zmian przepisów jest konieczność przechowywania w ciężarówce wydruków z tachografów wraz opisanymi naruszeniami przez 56 dni wstecz, a w firmie transportowej co najmniej przez rok. Wzrost obciążenia administracyjnego związanego z dokumentacją i archiwizacją danych to realne wyzwania firm transportowych w zmienionych warunkach regulacyjnych. Zaostrzone przepisy wymagają zatem dobrej i przemyślanej organizacji pracy i poprawności gromadzenia danych. W dopilnowaniu obowiązków i zarządzania informacjami pomoże system 4Trans od Eurowag, który pozwala szybko analizować oraz archiwizować dane z kart kierowców i tachografów, dzięki czemu znacznie łatwiej będzie przygotować dokumentację na potrzebę kontroli. To nie tylko mniej stresu dla kierowców i przewoźników, ale i zdecydowanie mniejsze ryzyko nałożenia kar. Zmiana przepisów wymaga również od firm nowego wdrożenia, edukacji oraz elastyczności na wielu poziomach, dlatego też warto zgłosić się po poradę do naszych specjalistów z OCRK – podsumowuje Łukasz Włoch, ekspert Grupy Eurowag.

Przygotowanie i przechowywanie dokumentów to tylko jedno z wyzwań, z jakimi mierzą się dziś firmy transportowe. Przewoźnicy mają też problem z różnym podejściem inspektorów w poszczególnych krajach i trudnościami w interpretacji przepisów. Z tego powodu można mieć wrażenie nieprzewidywalności. Do tego dochodzą awarie tachografówi zwykłe pomyłki.

W takiej sytuacji najważniejsze są świadomość zasad, zapobieganie naruszeniom i korzystanie z narzędzi cyfrowych. Firmy, które szybko się dostosują, nie tylko unikną kar, ale mogą też zyskać przewagę na rynku.